仕事のヒント11

明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします。

さて、年はじめの最初はメッセージについてお話したいと思います。

メッセージとは当たり前ですが伝えたいことです。この伝えたいことが不明だったり曖昧なケースが多くみられます。もちろん普通の会話でメッセージを意識する必要はありませんが、仕事やプライベートでも大事な場面では常にこのメッセージを意識すると交渉やコミュニケーションがスムーズに進みやすくなります。要はどういうこと？に答えられるようにしておくということです。メッセージは両面から考えると導き出しやすくなります。まずは、自分の頭に想いついた伝えたいことです。感情的な要素も含まれる可能性もありますが、気にせず一言で伝えたいことを表現してみます。次に、時系列的および関係者間の背景情報からこの伝えたいことが導き出せるのかを考えます。事実を一つずつ紙に書いて、事実から伝えたいことが自然につながっているかを確認します。時には異なる結論に至ることもありますので、その場合は伝えたいことを見直す必要があります。説明ではわかりにくいと思いますが、実際に何度か演習することで慣れて無意識に常にメッセージを思考するようになります。

メッセージ思考が定着することで、文章やプレゼンに鋭さが生まれると同時に頭が整理され理解が進み問題解決のスピードは上がりますよ。

仕事のヒント10

今年も本日で終わりですね。年末年始はいつも読めない本や雑誌に触れる良い機会です。文章を書く力をつけるつけるために根本的に必要なのは良い文章を読むことです。

良い文章として私が最もお勧めするのは、新聞の社説です。読み慣れていない方は、内容が硬くてつまらない、難しくて頭に入らないなどと思うかもしれません。一方で社説は短く理解できる理想の文章です。また、世の中の今の論点がテーマとなるため、世の中の情勢を短時間で理解できます。社説を毎日読むだけで、文章を書くヒントを得られ、世の中の大事な情勢が把握できるのです。こんなに良い情報は他にありませんので、文章力をつけたい方にはぜひ毎日社説を読むことをお勧めします。社説を読む習慣がついてきたら社説を200字に要約してみてください。これを3か月続けることで、飛躍的に文章の構成力があがります。無意識に文章の構成をイメージできるようになります。1000里の道も一歩から。ぜひ楽しみながら試してみてください。

本年ブログにアクセスいただいた方ありがとうございました。来年もよろしくお願いいたします。

仕事のヒント９

ビジネス文書を作成する場合に大事なことは、”なぜこれを書くのか”を最初に理解しておくことです。

何を書くかは当然わかっていると思いますが、なぜこれを今書くのかまで突き詰めて考え書いている方は少ないのではないのでしょうか。ビジネスで何かを行う際には、必ず理由があります。競合他社の動向調査を行う場合には、その競合が最近勢いを増している、コンペで負けることが多くなった、採用が増えているなど何らかの理由があります。こうした理由を知ることにより、最終目的が競合に打ち勝つこととわかります。したがって、競合の動向調査を行うと同時に、どうすれば競合に勝てるのかの考察まで考えることが必要です。これにより、読み手にとって格段に理解しやすい文章となります。

管理職へのヒント５

悩みを抱えている部下または真意がわからない部下と面談する際には、質問はやめましょう。

部下との面談では、どうしてもいろいろ聞き出したくなり、質問が多くなってしまうのではないでしょうか。特に、悩みを抱えている部下との面談など本音を理解したい場では、質問は控えるようにしましょう。質問は面談者が自分本位で考えて出てくるものです。部下の話を聞いているつもりでも、実は頭で次の質問を考えていませんか。部下が黙り込んだ場合、沈黙が怖くて質問していませんか。これでは、部下が本当に悩んでいること、考えていることを理解できません。

最初に「良いこと困ったことも含め仕事の状況を教えて」と投げかけたら、あとは部下の話を集中して聴きましょう。部下の話の中で出てきた気持ちにかかわるキーワードや特別な表現に着目して、「今、ちょっといやだったと言ったけど、どういうふうにいやだったの」と話の深堀を促す問いかけを行います。あくまで主体は部下です。そこが質問とは異なります。また、沈黙も部下の表現です。部下が話し出すのをがまんして待ちましょう。必ず何か話だします。これが傾聴ですね。簡単ではありませんが、ぜひ少しづつ試してみてください。

仕事のヒント８

私は仕事をきちんとこなすベースは考える力をつけることだと思います。これは小さいヒントですが、手帳とペンを使って思考するのはお勧めです。

何かをまとめなくてはならないとき、プロジェクトをどう進めてよいのかわからないとき、新しい提案をどうしていいのかか分からないとき、すぐに画面に向かうのではなく手帳とペンでああでもない、こうでもないと思考してみてください。これを自分が最も落ち着く空間で試してみると、集中できアイディアがひらめく確率が上がります。

さらに、毎朝または毎週、自分の上司である社長や部長になったつもりで今何が大事で何をやらなければならないのか、考えることを習慣化するとよいです。視野が広がり、常に物事を俯瞰できるようになります。

仕事のヒント７

前回も書きましたが、頭で考える癖をつけるためには意味の通る文章を書けるようになることが最も良い方法です。上司から「よく考えるように」と指示されることがあるかと思いますが、「自分は考えているよ！」と言い返したくなりませんか。確かに当たり前ですが人間は脳で思考しながら作業や仕事を行いますよね。ただ、深く考える、状況から先を読むということは、普通使う脳ではない脳を使います。なかなか、その脳を動かすことは難しく、かなりの集中力と想像力が必要です。私は、これが”考えること”だと思います。我々が普通使用する考えるは、悩むに近いのかもしれません。

この”考えること”ができるようになるためには、文章を書けるようになることが近道です。読み手がわかりやすく、なるほどと思える文章を作成することです。文章を作る際の、構造、メッセージ、納得感を考えることが、深い考えである集中力と想像力を非常に要求します。さらに、そのためにはインプットが必要で、良い文章をたくさん読む必要があります。私がおすすめするのは新聞の社説です。毎日これを読んで、200字に要約することから始めるのが良い方法です。

管理職へのヒント４

文章がうまく書けない部下をどのように指導すればよいのでしょうか。

まずは書いてもらいたい文章について、目的、何を書いてもらいたいか、どのぐらいの分量かを指示します。また、形式的な書き方、ひとまとまりの段落で書くか、箇条書きにするのか、小見出しをつけるかなども指示します。その後、実際に文章を書いてもらいます。

出来上がった文章を見て、内容の過不足、主語/述語/修飾語が自然な配列になっているか、てにをはの使い方が自然かを確認します。文章の苦手な方は頭が整理できていないので、これら全てができていないケースが多々あります。

ここから指導です。こんなこともできないのかといった気持ちを抑え、冷静に事実に対し一つ一つ疑問点を伝え回答を待ちます。口ではいろいろ話しだすことが多いと思いますが、よく聞いていると回答になっておらず情報が足らないまたは考えられていないことが明白です。そこで、Q&Aです。〇〇〇とはどういうものなのか？最も大事なことが何なのか？一言でいうと何なのか？といった質問を投げかけることで、内省をはじめます。これが大事です。こうかなああかなと考えます。この時間は沈黙しましょう。しばらくして新たな回答があります。まだずれている場合は、さらにこのやり取りを繰り替えします。一見すると手間暇のかかる指導ですが、これが最も上達の近道です。文章力は頭の整理、さらに言うと考える脳を使うことです。Q&Aはこの考える脳を目覚めさせる手法です。