管理職へのヒント3
成果の低い部下を指導する際、無意識のうちに自分の評価を考えてしまうの普通ではないでしょうか。部門のために指導していると思われるかもしれませんが、突き詰めて考えると自分自身の評価を上げたいという気持ちが少なからず含まれています。これは自然のことですね。
ではどうするか。もっとも良いのは利害がない方が指導することです。その方の成長のみ考えて向き合うことが必要です。例えば、他部署のメンターや外部のコンサルタントに依頼するのも一案です。上司として指導する場合は、自分の仕事から離れ時間をとり、安定した気持ちで接することが大事です。常に冷静を意識した上で自分の心を客観的に観察し、もし感情的な気持ちが湧いてきたと思ったら一息いれるなどの工夫が必要です。大事なのは部下の成長のみにフォーカスすることです。
仕事のヒント６
メッセージは一つ。
何かを相手に伝える場合、必ずメッセージは一つにしましょう。もちろん、情報がたくさんあり一つにまとめるのは難しいと思いますが、前回記載した相手の頭で考えた場合の聴きたい事に対し、伝えたいことを一つに集約する必要があります。たくさんある情報を基に、要するに何なの？に答えることです。
何度も練習することで慣れてきますので、ぜひ取り組んでみてください。この一メッセージを考えることで、物事を論理的に整理する癖がつきます。
仕事のヒント5
何かを伝えたい場合は、伝えたい相手になったつもりで何を聴きたいか考えてみる。
文章を書いたり、口頭で説明する場面において、細かい話から入ったり、どうでもよいことに時間を割いたりする場面に出会ったことはありませんか。人間はどうしても自分の頭で考えていることを伝えたい気持ちが強くなりますので、何も意識しないとつい頭で考えていることを自然にそのまま文章にしたり説明したりします。しかし、これを受け取った相手は必ずしも居心地が良いものではありません。何か言いたいのかわからず頭がグルグル回転し、思考に大きなエネルギーを費やすことになります。この結果、気分が悪化し、低評価につながるといった残念なことになります。
何かを伝える場合、伝える相手に自分を置いてみて今何が聴きたいのか、知りたいのか自問自答してみてください。そうすると、自ずと伝えるべきことが見えてきます。
仕事のヒント４
話始めると何が言いたいのかわからなくなる方へヒントです。
何が言いたいか分からなくなる、何が伝えたいのかわからない文章を書いてしまう、これは頭の整理ができていないために起こります。頭の整理をするために最初にやることは、曖昧な言葉を使わないです。例えば、整理する、適切に、明確に、十分に、改善するなどです。何となくわかった気になりますが、具体的に何をどうするのかわかりません。人により受け取り方が異なってきます。これを避けるためには、最終ゴールの成果物までイメージを持っておくことが大事です。そうすることで曖昧な表現を使わずに、単刀直入に伝えたいことを述べることができます。
管理職へのヒント２
いつもの癖で仕事の要領が悪い方にも、曖昧な指示を出していませんか？
飲み込みが早い方は、イメージを伝えるだけである程度の形を作ってくるものです。とてもうれしくなりますよね。ただ、誰にでも通用するわけではありません。
特に仕事の要領が悪い方には、曖昧ではなく具体的な指示を出すようにしましょう。そのためには、管理者自身が最終成果のイメージを具体化し、そこに向けての進行プロセスを頭の中で具体化しておく必要があります。さらに、最初に作成する中間成果物に関しては、成果物の形をホワイトボードに書いて、その通り作成するよう指示することが大きな手戻りを防ぐのに有効です。部下にとっても、頭では十分理解できずとも、中間成果物を作成することで、自信がつくと同時に理解が進むのです。
当然管理者の技量の向上が求められますが効果抜群です。
仕事のヒント３
自分が伝えたいことをわかりやすく伝えるのが苦手、説明しているとゴチャゴチャになり何言っているのかわからなくなる方へのヒントです。
口頭にしても文章にしても何かを伝える際には、事実と考えを分けるようにしましょう。意外にこれできていません。話の中に事実と考えが混ざってしまい、聞いてる方が思考を整理できなくなってしまいます。人間の脳は、確実→不確実の流れで物事を捉える習性があります。事実→考え、現在→未来、近い→遠いが基本となります。脳の自然な思考の動きに沿って話を進めると、聞いている方または読んでいる方が理解しやすくなります。
ぜひ、試してみてください！
管理職へのヒント１
本日は仕事がうまくいかない方への接し方について書いてみます。
仕事がうまくいっていない方にどのように接したらよいのか迷いますよね。まずは状況を聴くこと、傾聴が大事です。最近傾聴という言葉を聞くことが増えましたが、どのようなものか私なりの考えを述べたいと思います。
・まずは相手に今の仕事の状況や困っていることを話していただく
・解決策を話したくなるのをがまんして、相槌を打ちながらとにかく聴く（絶対に否定や解決策を返さない）
・しばらくすると感情的な言葉「つらい」、「いやだ」などが現れてくる
・そこで、感情的な言葉を感じた具体的なケースを聞いてみる
・相手が話すことをしっかり聞く（この時質問を考えない）
・考えた質問ではなく、相手の話の流れに乗って不足している情報を聞いてみる
・話がとまったところで、しばらく間を置く
・「そういうことがあったんですね」と言葉をかける
・相手が「そうなんです」といった返答をした場合は、どうしたらよいと思いますかと聞いてみる
・相手の回答に沿って、具体的な解決策を提言してみる
・相手の反応を見ながら、数回繰り返す
といった流れです。人間も生物なので、まずは感情を受けとめることが大事です。相手が話し終わってホットした表情を見せた時、解決策を提言していくことがポイントです。
