管理職へのヒント４

文章がうまく書けない部下をどのように指導すればよいのでしょうか。

まずは書いてもらいたい文章について、目的、何を書いてもらいたいか、どのぐらいの分量かを指示します。また、形式的な書き方、ひとまとまりの段落で書くか、箇条書きにするのか、小見出しをつけるかなども指示します。その後、実際に文章を書いてもらいます。

出来上がった文章を見て、内容の過不足、主語/述語/修飾語が自然な配列になっているか、てにをはの使い方が自然かを確認します。文章の苦手な方は頭が整理できていないので、これら全てができていないケースが多々あります。

ここから指導です。こんなこともできないのかといった気持ちを抑え、冷静に事実に対し一つ一つ疑問点を伝え回答を待ちます。口ではいろいろ話しだすことが多いと思いますが、よく聞いていると回答になっておらず情報が足らないまたは考えられていないことが明白です。そこで、Q&Aです。〇〇〇とはどういうものなのか？最も大事なことが何なのか？一言でいうと何なのか？といった質問を投げかけることで、内省をはじめます。これが大事です。こうかなああかなと考えます。この時間は沈黙しましょう。しばらくして新たな回答があります。まだずれている場合は、さらにこのやり取りを繰り替えします。一見すると手間暇のかかる指導ですが、これが最も上達の近道です。文章力は頭の整理、さらに言うと考える脳を使うことです。Q&Aはこの考える脳を目覚めさせる手法です。